Dagbesteding starten in zes stappen
Van KvK-inschrijving tot HKZ-certificaat. Wat u in welke volgorde regelt en welke valkuilen u ontwijkt.
Een dagbesteding starten gaat vaak harder dan u denkt, mits u de volgorde aanhoudt. We zien aanbieders die zich eerst inschrijven en dan vastlopen op de gemeentecontracteringseisen. Begin daarom met de juridische en kwaliteitsbasis voor u zorgvragers werft.
Bepaal uw zorgvorm en doelgroep
Dagbesteding kan onder de Wmo (gemeentes), de Wlz (zorgkantoren) of als particulier aanbod (zelfbetalers, PGB). De financieringsroute bepaalt aan wie u verkoopt en welke kwaliteitseisen tellen. Voor PGB is de drempel laag, voor Wmo en Wlz heeft u contracten en vaak een keurmerk nodig.
Doelgroep concreet maken helpt enorm. Mensen met autisme, NAH, LVB, dementie, jeugd, ouderen. Hoe specifieker u kiest, hoe duidelijker uw aanbod en hoe makkelijker u contracten sluit.
Schrijf u in bij de KvK en regel basis-juridica
Inschrijven bij de Kamer van Koophandel als eenmanszaak, BV of stichting. SBI-code voor zorg en welzijn. Daarnaast regelt u een AGB-code (via Vektis), aansprakelijkheidsverzekering, beroepsaansprakelijkheid, en bij meer dan een medewerker een arbocontract.
Voor cliëntdossiers heeft u een AVG-grondslag en een verwerkersovereenkomst nodig met software die u inzet. Stel een privacyverklaring op.
Voldoe aan de Wkkgz
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg geldt vanaf de eerste cliënt. Concreet betekent dat:
- U bent aangesloten bij een erkende klachtenregeling en geschilleninstantie
- U doet de vergewisplicht bij elke nieuwe medewerker (ID, diploma, referenties, VOG, CV)
- U meldt calamiteiten en geweld bij de IGJ
- U heeft een interne klachtenregeling en een onafhankelijke klachtenfunctionaris
Dit is wettelijk verplicht, ongeacht of u HKZ haalt. Veel gemeentes vragen bewijs hiervan voor ze met u in gesprek gaan.
Bouw uw kwaliteitssysteem op
Hier komt HKZ in beeld. Voordat u een gemeentecontract krijgt, wil de gemeente vaak zien dat u uw kwaliteit op orde heeft. Dat betekent:
- Een kwaliteitshandboek met beleid en procedures
- Een klachtenregeling conform Wkkgz
- Risico-inventarisatie cliëntveiligheid en medewerkers
- Personeelsbeleid met scholing en functioneringsgesprekken
- Een methode om incidenten te melden en ervan te leren (VIM)
- Een planning voor interne audits en directiebeoordeling
Dit kunt u zelf opbouwen, een consultant inhuren (twee tot vijfduizend euro), of HKZ Direct gebruiken om het stap voor stap te doorlopen.
Sluit contracten met gemeentes of zorgkantoor
Voor Wmo-financiering benadert u rechtstreeks de gemeentes waar uw cliënten wonen. Veel gemeentes werken met open house-constructies of jaarlijkse contracteringsrondes. Vraag bij de gemeente naar de inkoopvoorwaarden en lees ze grondig.
Voor Wlz heeft u te maken met zorgkantoren (CZ, Menzis, Zilveren Kruis, etc) per regio. Die hebben strakkere contracteringscriteria, meestal inclusief HKZ of een gelijkwaardig keurmerk.
Vraag de aanbestedingstekst expliciet uit. Soms staat er "een erkend kwaliteitskeurmerk zoals HKZ of ISO 9001". Dan kan ISO 9001 ook. Soms staat er specifiek HKZ. Dat scheelt aanzienlijk in uw aanpak.
Haal het HKZ-certificaat
Met uw kwaliteitssysteem op orde plant u de externe audit bij een geaccrediteerde CI. Lees onze gids externe audit voorbereiden voor de details. Reken op drie tot zes maanden tussen het besluit te certificeren en het uitgereikte certificaat.
Het certificaat is drie jaar geldig, met een hercontrole-audit per jaar. Plan dat in uw jaarplanning, anders verloopt het ongemerkt.
Veelgemaakte fouten
- Eerst KvK en cliënten werven, daarna pas kwaliteit en contracten regelen. Dat draait om.
- Geen tijd inplannen voor de Wkkgz-vergewisplicht bij elke nieuwe medewerker. Dit is een veelvoorkomende afwijking bij audits.
- Gemeentecontract aangaan zonder de inkoopvoorwaarden goed te lezen. Lees specifiek de kwaliteitseis-paragraaf.
- Pas drie weken voor de audit aan documenten beginnen werken. Dat zien auditors.
- Aannemen dat ISO 9001 gelijk staat aan HKZ. Voor sommige gemeentes is dat zo, voor andere niet.