Externe audit voorbereiden
Wat een auditor controleert, welke CI u kiest en hoe u zonder verrassingen door uw eerste HKZ-audit komt.
Wat is een externe audit precies
Voor het HKZ-certificaat heeft u een externe audit nodig door een geaccrediteerde certificerende instantie, kortweg CI. Deze CI is door de Raad voor Accreditatie (RvA) geaccrediteerd en mag namens u toetsen of uw kwaliteitssysteem voldoet aan HKZ 143. Zonder zo'n audit krijgt u geen geldig certificaat.
Welke CI's zijn er
In Nederland werken meerdere geaccrediteerde CI's voor HKZ. De zes meest voorkomende:
- Kiwa - groot, ervaren in zorg, breed dienstenportfolio
- DEKRA - internationaal, sterk in compliance-trajecten
- DNV - bekend van scheepvaart, ook actief in zorg
- TUV NORD - Duitse oorsprong, grondige audit-stijl
- LRQA - voorheen Lloyd's Register, internationaal
- Keurmerkinstituut - kleinere CI, sterk in welzijn en kleinere organisaties
Vraag bij minimaal twee CI's een offerte op. De prijzen lopen flink uiteen, vooral voor kleine organisaties. Verwachte kosten: zeshonderd tot vijftienhonderd euro per jaar voor een organisatie van vijf tot tien medewerkers.
Hoe ziet het audit-traject eruit
De initiele certificering bestaat uit twee fases en duurt meestal een halve tot een hele dag, verdeeld over twee bezoeken.
Documentbeoordeling
De auditor beoordeelt op afstand of uw documenten compleet en consistent zijn. Kwaliteitshandboek, procedures, beleid, klachtenregeling, vergewisplicht-protocol, audit-rapport. Duurt enkele uren tot een halve dag.
Locatiebezoek
De auditor komt langs, spreekt met directie en medewerkers, kijkt in dossiers (geanonimiseerd) en toetst of wat op papier staat ook in de praktijk werkt. Duurt een halve tot een hele dag.
Drie soorten bevindingen
- Voldoet - geen actie nodig.
- Opmerking - aandachtspunt, geen blokkade voor het certificaat. Wel oplossen voor de volgende audit.
- Afwijking - moet binnen drie maanden opgelost worden, anders krijgt u geen certificaat. Bij een major-afwijking volgt soms een hercontrole.
Wat de auditor concreet toetst
De norm-rubrieken vormen de leidraad. In de praktijk komt het neer op vragen als:
- Heeft u beleid geformuleerd, en wordt het daadwerkelijk gevolgd?
- Heeft u een actuele klachtenregeling die voldoet aan de Wkkgz?
- Hoe doet u de vergewisplicht bij nieuwe medewerkers?
- Wat doet u met VIM-meldingen en hoe leert u ervan?
- Heeft u een interne audit gedaan in het afgelopen jaar?
- Heeft de directie een formele beoordeling van het kwaliteitssysteem gemaakt?
- Hoe meet u cliëntervaring en wat doet u met de uitkomsten?
- Hoe identificeert u risico's en welke maatregelen heeft u getroffen?
Tips uit de praktijk
- Doe eerst zelf een interne audit. Dat is sowieso verplicht, en het helpt u om afwijkingen te vinden voordat de externe auditor ze ziet.
- Bereid uw medewerkers voor. De auditor spreekt vaak met willekeurige medewerkers. Zorg dat zij de basis van het kwaliteitssysteem kennen.
- Hou bewijslast direct beschikbaar. Notulen, klachtdossiers, VIM-meldingen, dossiers van medewerkers. Niet zoeken tijdens de audit.
- Wees eerlijk over wat nog niet werkt. Een auditor waardeert eerlijkheid meer dan een mooi verhaal dat scheurtjes vertoont.
- Plan de audit rustig in. Niet de week voor de zomervakantie, niet rond een verbouwing.
Hercontrole en hercertificering
Het HKZ-certificaat is drie jaar geldig. In de tussenliggende jaren komt de auditor terug voor een lichtere hercontrole-audit. Deze duurt typisch een halve dag en checkt of u de afwijkingen heeft opgelost en of u nog op de norm zit. Na drie jaar volgt een volledige hercertificering, vergelijkbaar met fase 2 van de eerste audit.